Landing Zone: SaaS-Management

00:00:00: Wie kann ich denn überhaupt sicherstellen, dass jede SaaS-Anwendung, die uns so nehmen

00:00:04: kommt, über einen definierten Prozess kommt?

00:00:06: Man nennt das bei uns immer die organisatorische SaaS-Lendingzone.

00:00:11: Das heißt, das ist ein toller Begriff, den haben wir im Projekt mal mit geprägt, wo

00:00:15: man dann wirklich sagt, man muss dem Anwender Unterstützung geben.

00:00:18: Man ist nicht das, ich sag mal das Gate, was sagt, du darfst die Anwendung nutzen.

00:00:22: Der Anwender weiß, warum eine SaaS-Applikation benötigt.

00:00:25: Man soll ihn beraten.

00:00:26: HiWay, dein Wegweiser für Digitalisierung und Sicherheit.

00:00:36: Präsentiert von HiSolutions.

00:00:38: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des HiSolutions Podcasts HiWay.

00:00:49: Ich freue mich, dass Sie heute wieder mit dabei sind.

00:00:52: Für die Leute, die neu dabei sind, erkläre ich immer wieder gerne das Format.

00:00:55: Wir haben einen Experten zu einem bestimmten Thema, stellen dem Experten oder der Expertin

00:01:00: drei Fragen und das sind zehn Minuten.

00:01:03: Heute wollen wir das Thema des letzten Podcasts etwas weiterführen.

00:01:07: Wenn Sie sich erinnern können oder wenn Sie neu dazugekommen sind, dann möchte ich gerne

00:01:11: nochmal zusammenfassen.

00:01:12: In der letzten Folge ging es schon um Lizenzmanagement.

00:01:15: Darum, dass sich das Lizenzmanagement gerade im starken Wandel befindet, dass es immer

00:01:20: komplexer wird und immer mehr Unternehmensbereiche betrifft.

00:01:23: Heute wollen wir noch tiefer in diese Materie eintauchen und sehen, welche Herausforderungen

00:01:29: sich noch weiterhin für die Unternehmen geben werden.

00:01:33: Um das zu ergründen, bin ich froh, dass wir heute Marius Dunker und ein Wertenkollegen

00:01:38: auch aus der HiSolutions AG bei uns haben.

00:01:40: Marius, du hast schon beeindruckende 20 Jahre Erfahrung in diesem Business.

00:01:46: Seit 20 Jahren prägst du das IT-Management in ganz verschiedenen Räumen.

00:01:51: Du bist aktuell Principal über uns bei der HiSolutions und berätst im Rahmen dieser

00:01:56: Tätigkeit umfassend zu Cloudcomputing und SaaS-Lösung.

00:01:59: Seit 2013 teilst du dein Wissen darüber hinaus auch noch als Hochschulduzent,

00:02:05: als freiberuflicher Hochschulduzent.

00:02:07: Und deine Expertise reicht von Sicherheits- und Lizenzoptimierung bis hin zu praktischen

00:02:12: KI-Anwendungen im IT-Management.

00:02:16: Ich freue mich sehr, dass du da bist.

00:02:18: Ich freue mich sehr, das Thema mit dir zu beleuchten.

00:02:21: Klasse.

00:02:22: Frage 1.

00:02:24: Fangen wir erst mal an.

00:02:26: Wir wollen ja heute über Herausforderungen sprechen.

00:02:28: Warum siehst du eigentlich Herausforderungen in dieser sich wandelnden SaaS-Welt für die Unternehmen?

00:02:36: Ja, erst mal vielen Dank für die nette Einführung.

00:02:39: Es hat ja schon lange gedauert, was ich alles mache.

00:02:41: Und 20 Jahre.

00:02:42: Eine hat mal zu mir gedacht, ich bin schon Dinosaurier.

00:02:45: 20 Jahre und Lizenzmanagement ist schon wirklich eine lange Zeit.

00:02:47: Aber auch als Dinosaurier kann man immer neue Themen identifizieren.

00:02:50: Auf jeden Fall.

00:02:51: Und eines der ganz großen Themen ist halt das Thema Saasmanagement bei den Kunden.

00:02:55: Die Frage ist mal, warum ist das jetzt ein treibendes Thema?

00:02:58: Man kann so unterschiedlich Gardner, alle anderen geben eigentlich gute Informationen

00:03:03: um mal so ein Gefühl dafür zu bekommen.

00:03:05: Das fängt schon damit an, dass 40% eigentlich der genutzten SaaS-Applikationen bei Unternehmen gar nicht sichtbar sind.

00:03:10: 40%.

00:03:11: Das ist schon eine ganze Menge, wenn man auch die entsprechenden SaaS-Ausgaben dahinter betrachtet.

00:03:15: Warum ist es so?

00:03:17: Warum sehen dann einzelne Kunden gar nicht diese 40%?

00:03:20: Und das ist relativ einfach, weil SaaS ist ja so ein Teil, man nennt das Business-lead IT.

00:03:25: Das ist nicht die Schatten-IT, die man ja nicht kennt,

00:03:28: sondern man kennt, man weiß, man hat SaaS und lässt die auch zu.

00:03:32: Aber es ist halt nicht durch die IT gemanagt.

00:03:34: Und das heißt, jeder User kann relativ einfach seine SaaS-Applikationen bestellen.

00:03:40: Und der Überblick fehlt.

00:03:42: Also man hat so unterschiedliche Bereiche, wo man gar nicht sieht.

00:03:45: Und das nimmt immer mehr dazu.

00:03:47: Ich weiß nicht, wer was nutzt.

00:03:49: Ich weiß nicht, was es kostet möglicherweise.

00:03:51: Viele rechnen auch die SaaS-Applikationen und ihre SaaS-Nutzung über die Reisekosten ab.

00:03:56: Das heißt, ich sehe jetzt gar nicht mehr, was überhaupt ist.

00:03:58: Und dadurch ergeben sie sich natürlich ganz neue Herausforderungen.

00:04:01: Also einmal 40% erstmal, die ich nicht sehe.

00:04:03: Und dann habe ich immer ein kontinuierliches Wachstum.

00:04:05: Das heißt, ich habe auch immer im Bereich, wo ich 25% der SaaS-Applikationen gar nicht genutzt werden.

00:04:11: Und das geht jedem von uns auch zu Hause.

00:04:13: So, ich bestelle irgendwas und dann nutze ich es ein paar Monate.

00:04:17: Und dann habe ich es wieder vergessen und plötzlich, nach einem Jahr,

00:04:21: kriege ich dann eine Erinnerung, sie müssen nochmal ihr Abo verlängern.

00:04:24: Und die Königungsfrist ist abgelaufen, so ein "Na ja, dann verlängere ich das Abo".

00:04:27: So, und das ist um einem Unternehmen, somit sich das natürlich umso mehr.

00:04:31: Und das sind halt die Herausforderungen, dass ich sage, okay, was fehlt mir im Endeffekt?

00:04:35: Es fehlt mir eine Nutzungstransparenz.

00:04:39: Es fehlt mir eine Kostentransparenz, weil ich gar nicht die Wege kenne, wie überhaupt etwas gekauft wird.

00:04:45: Und es fehlt mir dadurch natürlich dann auch die gesamte Übersicht.

00:04:49: Wie kann ich denn so etwas auch optimieren?

00:04:51: Also Datenrisiken.

00:04:53: Manchmal, man kennt das jeder, ich installiere was oder ich nutze eine Software,

00:04:58: dann sagt man, sind Sie einverstanden mit den Terms of Use?

00:05:00: Klar, bin ich einverstanden.

00:05:02: Hast du die schon mal gelesen?

00:05:04: Nein.

00:05:06: Ich kann jetzt ja sagen, aber nein.

00:05:08: Nein, im SaaS-Umfeld passiert das sehr, sehr häufig.

00:05:10: Und schon ist es, da hat man etwas zugestimmt.

00:05:13: Und dann sage ich, das ist vielleicht so ein PDF-Converter.

00:05:16: Das ist ja super, dann kann ich ja da mein Word-Dokument hochladen, kann das PDF-Dokument generieren,

00:05:20: bekommt es dann wieder runter, fertig, toll.

00:05:23: Und in Terms of Use steht dann irgendwas, wer darf die Daten da nutzen?

00:05:27: Wo bleiben denn die Daten?

00:05:28: Kommt das, wird das Word-Dokument gelöscht?

00:05:30: Ne, es bleibt vielleicht irgendwo da liegen.

00:05:32: Ah, das sind doch auch Unternehmensdaten.

00:05:34: Das ist also Informationssicherheit, Datenschutz.

00:05:36: Also alles ein Riesenthema da.

00:05:38: Und das zeigt auch so ein bisschen die Herausforderung.

00:05:40: Ich fühle mich da immer so ein bisschen zurückversetzt, 20 Jahre,

00:05:44: Dinosaurier wieder, 20 Jahre, wo ich im Endeffekt das Thema SAM am gefangen habe.

00:05:49: So, und da war es genauso.

00:05:50: Ich wusste nicht, was installiert ist.

00:05:52: Ich wusste, wofür ich etwas bezahle.

00:05:54: Genau die gleichen Aspekte waren da auch.

00:05:57: Jetzt sind wir 20 Jahre weiter.

00:05:59: Die meisten Kunden haben das Thema SAM gut im Griff.

00:06:02: Und SaaS so, kehrt alles wieder noch mal.

00:06:04: Ich sehe alle Dinge wieder noch mal,

00:06:07: die jetzt auch schon vor 20 Jahren Fragestellung waren.

00:06:10: Jetzt aber in einem anderen Kontext.

00:06:12: Das ist die Herausforderung.

00:06:14: Und einer der wichtigsten Punkte zu prüfen,

00:06:16: wäre so, ob da eine Verantwortlichkeit.

00:06:19:

00:06:21: Frage 2,

00:06:23: Das ist interessant weil das wieder der Link zur letzten Folge ist.

00:06:26: Wo wir dort schon festgestellt haben,

00:06:28: dass der Überblick fehlt

00:06:30: und dass das total viel Einfluss in andere Bereiche hat.

00:06:33: Ressourcenschonend könnte das sein, wenn man das gemanagt kriegt.

00:06:37: Das beeinflusst eben sehr viel.

00:06:39: Dafür hast du gesagt, muss man die Transparenz herstellen.

00:06:43: Wie kann der Kunde diese Transparenz

00:06:45: zur Risikoanalyse erhalten?

00:06:47: Genau. Das ist der erste Schritt.

00:06:49: Probleme sichtbar machen.

00:06:51: Da geht es darum, dass wir sagen,

00:06:53: wir machen eine SaaS-Transparenz herstellen.

00:06:56: Er fängt an, seine Datenquellen zu analysieren.

00:06:59: Das Schöne ist bei SaaS, es geht ja immer über Technologien,

00:07:03: wie Webgateways.

00:07:05: Jede Kommunikation nach außen leucht über den gleichen Punkt.

00:07:09: Ich muss mich noch an diesen Knotenpunkt hängen.

00:07:12: Die Daten will ich haben, die letzten 90 Tage.

00:07:15: Das heißt, man hat ein Drei-Phasen-Modell,

00:07:18: wo ich eine Datenanalyse mache.

00:07:20: Dann wird das analysiert nach Auffälligkeiten,

00:07:23: signifikante Themen.

00:07:25: Dann wird daraus eine Bewertung gemacht.

00:07:27: Dann hat der Kunde den ersten Blick.

00:07:30: Aber das Problem ist, sobald diese Datenanalyse

00:07:33: SaaS-Transparenz einmal abgeschlossen ist,

00:07:35: drehe ich mich um, gehe raus.

00:07:37: Sobald ich die Tür geschlossen habe beim Kunden,

00:07:40: sind die Daten veraltert.

00:07:42: Da haben wir wieder eine neue SaaS-Applikation gestartet haben.

00:07:45: Was mache ich denn?

00:07:47: Läuft der Kunde hinter mir her?

00:07:50: Er sagt, Herr Dunkel, komm zurück, wir müssen wieder starten.

00:07:53: Das kann nicht die Lösung sein.

00:07:55: Frage 3.

00:07:57: Wie kommt der Kunde zu einem nachhaltigen SaaS-Management?

00:08:00: Was sind die Schritte?

00:08:03: Das ist, wo man ansetzen muss.

00:08:05: Wenn man die SaaS-Transparenz hat,

00:08:07: haben die meisten Kunden einen guten Business Case.

00:08:10: Warum SaaS-Management in ihrem Unternehmenskontext

00:08:13: wirklich eine Relevanz hat.

00:08:15: Damit startet man.

00:08:17: Dann kommen die klassischen Themen rein.

00:08:19: Wie kann ich eine SaaS-Gavanence aufbauen?

00:08:23: Das heißt, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Rollen definieren.

00:08:27: Hey, das haben wir alle schon im SAM Thema gemacht.

00:08:30: Wir machen es noch mal.

00:08:32: Das ist der eine Aspekt.

00:08:34: Der andere Aspekt ist auch, wie kann ich sicherstellen,

00:08:37: dass die SaaS-Anwendung, die uns nehmen kann,

00:08:39: über einen definierten Prozess kommt?

00:08:41: Man nennt das die organisatorische SaaS-Lending-Zone.

00:08:45: Das ist ein toller Begriff.

00:08:47: Dann haben wir im Projekt mit geprägt, wo man sagt,

00:08:50: man muss dem Anwender Unterstützung geben.

00:08:53: Man ist nicht das Gate, was sagt, du darfst die Anwendung nutzen.

00:08:56: Der Anwender weiß, warum man eine SaaS-Applikation benötigt.

00:08:59: Man soll ihn beraten.

00:09:01: Man kann Prüfung machen, Datenschutz prüfen.

00:09:04: Das ist eine sicherheitskritische Anwendung.

00:09:07: Haben wir eine alternative SaaS-Applikation,

00:09:10: die du stattdessen nutzen kannst, wo wir Verträge haben?

00:09:13: Vielleicht gibt es eine Checkliste, wo man sagt, wir prüfen das mit dir.

00:09:17: Damit kann die SaaS-Applikation strukturiert ins Unternehmen kommen.

00:09:21: Wenn man das hat, SaaS-Gavanence, SaaS-Lending-Zone,

00:09:24: dann kann man den Berg hochgehen.

00:09:26: Dann kommen wir zu den Königsdisziplinen.

00:09:29: SaaS-Kostenmanagement.

00:09:31: Wenn ich weiß, was ich habe, transparent,

00:09:34: kann ich die Kosten besser definieren.

00:09:36: Viele meiner Kunden sagen, Herr Dunker,

00:09:38: ich möchte starten SaaS-Optimierung.

00:09:40: Du musst diese ganze Schritte vorab machen,

00:09:43: bevor du mit der Königsdisziplin startest.

00:09:45: Dann startest du mit der SaaS-Kostenoptimierung.

00:09:48: Ich kann wirklich sehen, was sind ungenutzte SaaS-Applikationen,

00:09:51: wo ich die nach einem Jahr die Abos kündigen kann?

00:09:55: Wo sind Applikationen, die das Gleiche machen?

00:09:58: Ich habe aber Rahmenverträge abgeschlossen.

00:10:00: Brauche ich diese SaaS-Applikation gar nicht?

00:10:02: Das ist zum Beispiel,

00:10:04: da komme ich wieder mit meinem tollen Beispiel,

00:10:06: mit PDF-Converter.

00:10:08: Jeder hat auf seiner Maschine einen Converter.

00:10:10: Trotzdem nutze ich eine SaaS-Applikation.

00:10:12: Dann komme ich in dem Bereich rein,

00:10:15: was den Kunden am meisten Benefits bringt,

00:10:17: nämlich ein SaaS-Vorcasting aufzubauen.

00:10:19: Dass ich dann auch wirklich in die Zukunft schauen kann,

00:10:22: wie sich die SaaS-Kosten entwickeln.

00:10:24: Das ist spannend.

00:10:26: Die Entwicklung hängt davon ab,

00:10:28: wie die Anzahl der User,

00:10:31: die die Saas-Applikation mehr nutzen,

00:10:33: auf der einen Seite.

00:10:35: Aber auch die Hersteller sind natürlich ganz gewieft.

00:10:38: Jedes Mal erhöht sich der Kostenblock noch mal um 10 %.

00:10:41: Das muss man alles im Vorcasting mit reinnehmen.

00:10:43: Und dann hat man das SaaS-Management unter Kontrolle.

00:10:48: Das ist super spannend.

00:10:50: Super vielschichtig auch.

00:10:52: Wenn man schaut, und da sieht man auch wieder die Parallele

00:10:56: zur letzten Folge, wie viel das betrifft.

00:10:58: Bei dir konnten wir noch mal mehr Einblick erhalten.

00:11:00: Dass das wirklich auch Datenschutz

00:11:02: und Informationssicherheit betreffen kann.

00:11:04: Dass man mit den Baby-Steps anfangen soll,

00:11:06: bevor man dann wirklich die Kosten optimieren kann.

00:11:09: Also danke für diese tiefen Einblicke, Marius.

00:11:11: Ich bin froh, dass du heute dabei warst.

00:11:13: Sehr gerne.

00:11:16: Und ich danke auch Ihnen, dass Sie heute wieder dabei waren.

00:11:19: Ich freue mich, Sie bei der nächsten Folge begrüßen zu dürfen,

00:11:22: wenn es wieder zehn Minuten, drei Fragen und ein Experte sind.

00:11:27: "HiWay, der Wegweiser für Digitalisierung und Sicherheit"

00:11:31: präsentiert von "HiSolutions".

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